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Le secrétariat du Médecin Libéral

L'exercice du Médecin Libéral

L’appel au téléphone du médecin engage sa responsabilité. Une méthodologie de la prise d’appel est donc nécessaire :
- s’assurer de l’identité du correspondant ;
-identifier la nature de la demande et en mesurer le degré d’urgence. -respecter le secret médical

Des appels téléphoniques trop fréquents peuvent désorganiser la consultation. La secrétaire peut prendre et trier les appels, tout en offrant la possibilité aux patients de joindre le médecin dans un créneau horaire prévu à cet effet sans retarder et perturber les consultations.

L’UTILISATON DU TELEPHONE MOBILE.

En début d’activité, le médecin peut recevoir ses appels sur son téléphone mobile, solution économique.
Mais il faut savoir que le téléphone mobile n’est pas autorisé par la loi lors de gardes, car il y a des zones où la réception n’est pas correcte, et les appels ne peuvent aboutir.
De même il est difficile de répondre à tous les appels en période de fortes demandes (épidémies).
L’utilisation du téléphone portable doit rester un moyen de communication avec la secrétaire, ou son associé.

L’UTILSATION DU REPONDEUR TELEPHONIQUE.

Le message déposé doit informer les interlocuteurs :
-du numéro d’urgence à composer en cas d’urgence.
-des coordonnées téléphoniques d’un confrère en cas d’absence de longue durée.
-des horaires durant lesquels le médecin est joignable.
Mais le recours au répondeur téléphonique doit être utilisé avec parcimonie ; le patient qui appelle s’attend généralement à avoir une présence humaine susceptible de répondre à sa demande urgente. Il est donc plus judicieux de recourir au transfert d’appel ; service qui permet au patient d’avoir un interlocuteur sans composer un autre numéro et dont le coût de la communication dérivée reste modique.

L’EMPLOI D’UNE SECRETAIRE.

Cette solution est très confortable .
La présence humaine est assurée et les appels sont « gérés » selon les règles de la profession du secrétariat médical. Mais c’est une solution onéreuse et la couverture des plages horaires du praticien n’est que partiellement couverte.

LE RECOURS AU SECRETARIAT TELEPHONIQUE.

Le patient a l’impression que la secrétaire est sur place. La secrétaire, dédiée au cabinet médical répond de façon personnalisée ; Elle gère la prise de rendez vous, les demandes de visites et la prise de messages, transfert les appels urgents. Elle peut joindre à tout moment le médecin en cas de nécessité, et exerce dans le respect des consignes que le médecin lui a transmit. Les informations sont retransmises :
- Par téléphone : sur le portable ou sur une seconde ligne.
- Par télécopie : le secrétariat adresse les messages, rendez-vous .
- Par messagerie électronique : les informations sont envoyées par
« e-mail » sur la messagerie électronique du médecin.
- Par agenda électronique, via Internet, support de la prise de rendez-vous et prises de messages sous forme de mémos qui permet d’avoir une visibilité en temps réel de l’activité.
Cette solution requiert pour simple matériel : un téléphone au moins, une télécopie et un ordinateur au plus.
Le budget pour ces prestations est sans commune comparaison avec l’emploi d’une secrétaire au sein du cabinet médical.
Les prestations, évaluées avec le praticien suivant le nombre d’appels qu’il reçoit et les services rendus font l’objet d’un contrat entre le prestataire et le médecin.
Elles peuvent être mensualisées sur une base forfaitaire afin d’appréhender son coût dans le budget du praticien.
Le recours au secrétariat téléphonique est très souple. Le médecin peut transférer librement sa ligne, de façon continue, mais aussi ponctuellement dans la semaine ou à titre occasionnel. Le prestataire attribue une ligne dans la journée, et le service de secrétariat est de suite opérationnel.

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